Mail Merge (அஞ்சல் ஒன்றிணைத்தல்) எவ்வாறு?

Mail Merge (அஞ்சல் ஒன்றிணைத்ல்) எவ்வாறு?




கடிதங்கள்,அழைப்பிதழ்கள்,வாழ்த்துமடல்கள் ஆகியவற்றை பல்வேறு முகவரிகளுக்கு அனுப்புவதற்கு உதவும் நுட்பமுறை அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பு(mail Merge) ஆகும். இதனை செயற்படுத்த பின்வரும் படிமுறைகளைக் கையாளலாம்.

 முதலில் முகவரிகளை ஒழுங்காகப் பதித்துக்கொள்ளலாம்.
அடுத்து Mail merge ஐச் செயற்படுத்த
Tools------Letters And Mailing--------Mail merge என்னும் ஒழுங்கில் செல்லலாம்.

மேற்படி Mail merge Wizard ஐத் தெரிவுசெய்ய திரையின் வலது பக்கத்தில் Mail merge Taskpane தோன்றும்.இதில் Letter என்பதைத் தெரிவுசெய்யலாம்.பின்னர் Next என்பதைக் Click செய்தல் வேண்டும்.பின்னர்......

 தோன்றும் Select Starting Document என்பதில் Use Current Document என்பதைத் தெரிவு செய்து Next ஐ Click செய்தல் வேண்டும். தற்போது.......
    
இவ்வாறு தோன்றும் Select Recipients என்பதில் Use Existing List என்பது ஏற்கனவே Names,Address முதலான தரவுகள் சேமிக்கப்பட்டிருந்தால் இதனைத் தெரிவு செய்து Brows என்பதை click செய்தல் வேண்டும்.
Type a new list என்பதில் -புதிதாக fields களும் அதற்குரிய தரவுகளும் உருவாக்கப்பட வேண்டுமாயின் இதனைத் தெரிவுசெய்து Create என்பதை click செய்தல் வேண்டும்.
Type a new list என்பதை தெரிவுசெய்வதாகக் கொள்வோமாயின் பின்வரும் படிமுறைகளைக் கையாளலாம்.
அவ்வாறே இதனைத் தெரிவுசெய்தபோது கீழ்காணும் New Address List என்ற துணை menu தோன்றும். 

 இதில் எமக்குத் தேவையான Fields களை தெரிவுசெய்து ஏனைய Fields களை Delete செய்யலாம். அத்தோடு தேவையான Fields களை Add செய்தும் கொள்ளலாம்.
இம்மாற்றங்களைச் செய்வதற்கு Customize Button ஐ click செய்யும்போது தோன்றும் துணை menu க்கள் மூலம் நிறைவேற்றலாம்.


இதன்பின்னர் தோன்றும் New Address List இல் Fields களுக்குரிய தரவுகளை Type செய்து  Close Button ஐ Click செய்தல் வேண்டும்.
அதனைத் தொடர்ந்து Save செய்வதற்குரிய Save Address List எனும் துணை menu தோன்றும்.
இதில் Save செய்த பின்னர் கீழ் காணப்படும் Mail Merge Recipients Menu தோன்றும்.

இதில் தேவையான பெயர் விபரங்களை தெரிவுசெய்து OK Button ஐ Click செய்தல்வேண்டும்.
தற்போது திரையில் தோன்றும் Mail Merge Tool Bar இனைப்பயன்படுத்தி
                                     அஞ்சல் ஒன்றிணைப்பினை நிறைவேற்றலாம்.

Link :http://alict2014.blogspot.com/2014/10/mail-merge-mail-merge.html